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项目总监应当具备的几种职业素养

发布时间:2022-04-13 作者:李法刚 来源: 字号:

“这段时间咋样啊”!“哎!项目越来越难干了”!总监之间现在打招呼都会如是说。

国家的发展阶段到了新的转型期,社会形势不同了,市场环境变化了,新的理念要更新,新的能力要建设,我们是“春江水暖”最先感知到的一群监理人,“与时俱进”必须要成为我们的执业习惯。

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大家都期待着相对“友好”的建设环境,但也需直面现实环境中普遍存在着的各类“不友好”。地域文化存在差异、建设环境各有不同、建设管理者的性格作风与工作习惯更是千差万别。这些都需要总监去正视、去辨析、去制定相应的应对策略,去不断拓展个人综合能力的维度和专业能力的深度以适应不断变化着的市场环境。

建设方和监理方既是合作者,也存在着“买方”与“卖方”的矛盾。建设单位作为市场的主导者,习惯利用强势地位和管理手段来附加监理方的工作要求,放大监理的责任义务,有时候还存在着主观随意,这些都是客观存在,需要大家摆正心态、坦然面对。弱势方的生存法则首先是要适应环境,在不同环境中打造具有比较优势的竞争能力和品牌效应,这也是企业持续发展的需要。

适应环境是企业生存和个人健康执业的基本条件,通过个体与团队的持续努力做到团队工作氛围与局部环境的改善,大家都在努力着,这也是职业监理人应有的职业操守与责任担当。

监理项目的特殊性决定了总监综合能力和职业素养是决定项目成败的关键要素。要适应市场形势和建设环境的变化,离不开管理模式的改进、创新和职业素养的拓展、提升。

项目总监作为项目“带头人”和各类责任、义务的直接责任人,应当在项目实践中不断总结经验教训,在自我认知的基础上积极探寻个人性格、能力短板以及与优秀“监理人”的差距,让既往经验真的能够变成自身“财富”积累,让经历、阅历转变为推动我们综合能力与职业素养提升的助力。我们习惯于视线之内的外部观察,我们也应持之以恒去涵养视界之外的宏观视野和基于内省自观的自我调节、调整能力。

好钢需要锻造过程中的不断淬火,浮躁的氛围里我们更需要积累沉淀与深度思考。项目实践可以称量出自身存在的各项不足,我们也可以在项目实践中有意识地去加强个人学识、能力储备,修正认知偏差,探寻更为合理的行为逻辑。“知人者智,自知者明,胜人者有力,自胜者强”!我们需要思考的不应仅仅是如何去“务实、务事”,也应在不断地自我沉淀中去提高自身修养和精神境界,两者相辅相成才能互相成就。

我们都需要在新的建设环境里去加强个人能力建设,个人认为可以先做好以下几个方面事情:

一、舍我其谁的责任担当

“勇于担当、敢于担责”是职业监理人不可或缺的优良品质,因为总监的执业过程和工作行为,就是那些规定在法条里,记录在合同中且容不得模棱两可的“责任和义务”。作为项目团队的带领者,总监应当以身作则,为团队成员提供良好的行为示范,只有自己能做到才能要求大家都做到。团队成员如果都能够清楚自身责任并积极为团队分担责任,团队作风会有更好的改变。

二、优良作风的打造能力

现场监理团队成员往往来源复杂,工作理念、从业经历、行为习惯、生活与工作习惯差异性大且不容易“被改变”,监理项目的特殊性是成员结构的不稳定性,非常不利于团队作风的打造。很难想象一支松松垮垮的队伍能打什么硬仗。一次性的临时机构虽然很难做到让团队成员个个作风强悍、令行禁止,但总监可以先做到让大家在日常履职过程中坚持务实、严谨的工作态度,明白规则底线和团队纪律。通过提升团队成员的工作参与度、工作行为规范,让大家逐步养成良好的工作习惯,形成整体趋同的工作节奏。再通过良好工作氛围的打造,去提升团队凝聚力和工作效率,这些都是打造团队良好作风的可行路径。当然,在总监的引领下,骨干的帮带也不可或缺。

项目总监要鼓励作风优良者成为工作表率,鞭策散漫落后者跟上队伍。一支善战的队伍无不具有鲜明的纪律、作风,一名合格的将军也应让队伍令行禁止、带有自己的性格烙印。善战者,当有良好的行事作风和工作纪律。

三、成本绩效和履约水平的平衡能力

企业的生存、发展和员工的收入增长,都离不开具体项目的利润支撑,良好的成本意识和成本控制能力是总监必备的职业素养。如何控制项目成本呢?个人认为既要算“大账”,也要算“小账”。

一个项目的中标价,到最后可能被打折的结算价,这个项目应该实现多少的利润率?项目的利润目标要有设定。

项目的目标成本是多少?自己的预期成本是多少?前者关联着总监是否称职,后者体现总监的业务能力,这些是“大账”,需要在项目初始阶段就要综合分析后对预期目标进行量化,在项目实施过程中去重点控制不完全受控的各项预期外的成本投入,通过合理的预期偏差修正,确保最终成本目标在受控范围,“大账”要有谱。

“大账”的“谱”不是凭空拍脑袋,来自于必要成本的精算和对不完全受控成本投入的预估。对必要成本投入的精算和不完全受控成本的预估,这些都是“小账”,“小账”要有根,应结合现场实际和现实环境,充分考虑成本绩效和对应的履约能力。

监理项目的成本主要来源以下几个部分:市场经营与公司管理的费用(此项不展开分析)、项目建设期内的人力资源成本、项目办公费用、车辆使用费用、项目实施过程发生的各类交通费、房租水电费和其他监理设施投入的费用、安全措施费、必要的工作联系与业务招待费用以及因人员履约、合同履约或发生异常情况造成的预期外费用等。

上述费用中,可以在可控范围内较为精确预估的费用有:房租水电费和其他监理设施投入的费用、安全措施费、项目办公费用、项目交通费用、车辆使用费用以及必要的工作联系与业务招待费用等。上述成本会受人力资源投入和其他因素的影响,但基本可以作为项目实施过程必须发生的固定成本进行成本测算。

容易突破预期的不完全受控成本如下:项目人力资源投入成本,因人员履约、合同履约或其他状况增加的预期外费用以及因个别意外因素对其他成本造成额外附加。

我们不但要重点控制人力资源投入成本,还要充分考量项目实施过程中的履约能力和可能对其他成本造成影响的“意外”因素。

项目实施过程中,成本控制不容易完全受控的“意外因素”往往来自以下几方面:

1.建设方对监理单位人员履约到位情况要求严苛或超出合同要求的人力资源投入;

2.关键岗位人员不能到位或投入不足,因人员更换、人员投入增加造成的违约费用和超出预期外的人员投入费用;因额外增加人员投入造成的其他监理费用附加;

3.监理团队履职能力不足造成的违约考核费用和超出预期外的人力资源投入费用;因额外增加人员投入造成的其他监理费用附加;

4.安全、质量等突发事故或状况造成的预期外监理费用;

5.因工程延误、延期造成监理服务期限延期,造成的额外费用增加等。

基于上述分析,项目实施过程中影响成本控制的关键因素是项目人力资源投入、监理团队的履约能力、各类事故/事件以及预期外的工期延期、延误等。可以采取以下措施进行针对性控制:

1.项目招投标阶段,项目总监和关键岗位人员尽量选择能够到位的人员,减少后续人员履约更换的费用和其他违约考核费用;

2.各阶段人员的投入要“精打细算”。应充分考虑以下因素:项目建设期不同阶段关键节点目标要求、各单位人员进场计划与项目实施计划、现场实际情况与工程需要、业主要求与合同约定等。

各阶段人员投入数量、不同状况监理人员进出、场顺序与时间安排以及与业主的沟通协调的有效性等都要一体考量、分析,在保证不同阶段工作质量的同时,加强协调沟通,尽量在业主期望与企业利益间达到双方能够接受的平衡。

3.关键岗位和骨干监理人员(总监、总代、安全总监、各专业负责人、项目资料员)是监理服务品质的保障,也是业主可以容忍监理人员投入的关键。上述人员如不能完全按合同配置也要保证其素质过硬、品质可靠,该部分人员的成本投入可作为可控的固定成本和必要的费用投入来考虑。其他人员(一般监理工程师、监理员、辅助人员)视现场实际需要、前期人员工作质量保证能力和业主容忍程度,灵活安排进场、出场顺序和时间,上述人员尽量配置工作态度认真、责任心较强的年轻监理人员,对此类人员投入数量和进出、场时间安排直接决定了项目的利润空间。

4.项目建设初期,项目总监和监理骨干的业务能力体现最为关键,上述人员应尽早入场,主动开展工作,用开始阶段的“精彩亮相”获得建设相关方积极正面评价,形成良好印象和工作信任,进而降低建设方对监理人员投入的关注和对后续服务质量的担忧;如不能在初始阶段收获业主信任,后期的成本投入会增加很多不可控因素。

5.项目实施过程中总监要结合既有人员状况和现场实际需求以及业主的包容程度,来确定后续人员的进场顺序和时间,保证团队工作品质和服务质量,加强与建设方沟通协调,进一步建立起良好的工作口碑和合作关系,进而保证各阶段人员投入在受控范围。

6.总监和关键岗位骨干人员的工作能力、沟通协调能力,对项目建设过程各类问题、关键点的预控、预判能力,对管内单位的组织协调与管理能力以及对正常工作节奏的把控能力,直接影响着建设方对团队整体工作能力和服务品质的评价,也是保障实施有效成本控制的前提,项目总监应针对这部分人员做好“传、帮、带”,让他们去带领其他人员去做好日常工作,充分发挥这些“关键少数”的重要作用。

7.加强项目安全、质量管理,落实岗位责任。隐患问题要及时处置、从严要求,降低、杜绝各类安全、质量事故/事件的发生对成本控制的不利影响。

8.对建设方原因造成的工程延误、延期,加强沟通协调,合理利用合同条款进行索赔,减少不必要的成本突破。

除了有效的市场经营工作外,项目的成本控制能力直接影响着企业的盈利能力,但成本控制的根本还是现场团队的履约能力和服务品质,除开非正常原因,二者之间应是正相关的关系。作为一名合格总监,不应单从一方面考虑问题,除了项目团队深度挖潜、精打细算之外,还应积极探索二者之间最佳的平衡点,用最合理的成本投入去实现最合理的服务品质,如能建立起良性循环,口碑业绩与利润追求也是能够互相成就的,这也是成功企业的成功标志。

除了以上几方面外,个人认为项目总监还要加强以下几方面能力建设(受限篇幅,不再展开):

四、关键问题的预判、预控能力和突发状况的决断能力

五、正常工作节奏、话语权的掌控能力

六、机变灵活的对外沟通协调能力

七、不应让妥协成为习惯,应掌握适当的博弈技巧与尺度

八、合理的精力分配和基于自我认知的调节、调整能力

九、对原则底线的坚持与坚守

个人局限,个别观点难免谬误,仅做“抛砖引玉”!

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